Proseminar: Content Management - Projekte und Workflow


Das Projekt


Was ist ein Projekt?

Ein Projekt wird im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in seiner Gesamtheit charakterisiert; es ist gekennzeichnet durch die Zusammenarbeit von verschiedenen Fachkräften, die oftmals bei der Abwicklung völlig neue Ansätze berücksichtigen müssen. Besondere Bedeutung kommt hierbei der Festlegung des Projektzeitraumes, der Definition von Ressourcen und der Auswahl von Spezialisten, die unterschiedlichste Fachgebiete beherrschen müssen, zu.
Das Time Management muß abschätzen, wieviel Zeit für die einzelnen Abschnitte bei der Abwicklung eines Projekts benötigt wird; hierbei spielt die Trennung von Projektplanung, auf die später noch genauer eingegangen werden soll, und Projektdurchführung eine wichtige Rolle. Ebenso müssen die vorhandenen Ressourcen wie Materialien, Finanzmittel, Arbeitskräfte etc. überprüft und abgeschätzt werden; decken die Mittel die Anforderungen des Projekts? Müssen Defizite ausgeglichen werden? Ähnliche Fragestellungen ergeben sich in Hinblick auf die Spezialisten, die mit ihrem jeweiligem Fachwissen an einem Projekt mitwirken: welche Kenntnisse werden benötigt? Für welche Teilaufgaben des Projekts sind welche Experten am besten geeignet? Die meisten Fachleute arbeiten nur in bestimmten Abschnitten und zu gewissen Zeitpunkten am Projekt mit, also: wann wird wer benötigt? Diesen Fragen werden wir uns jetzt etwas genauer widmen.
 

Die Projektplanung

Die Planung ist das Herzstück und die fundamentale Grundlage eines jeden Projekts - ohne detaillierte und möglichst differenzierte Vorarbeit kann wohl kein Projekt von größerem Umfang gelingen. Zudem stellt die Planung oftmals eine Art Qualifikation dar, wenn sich mehrere Firmen um den Zuschlag eines Projektauftrags bewerben, d.h. die Güte der Planung entscheidet bereits im Vorfeld darüber, wer letztendlich mit der Durchführung betraut wird. Dabei fallen natürlich oftmals eine Menge Daten an; viele verschiedene Entwürfe werden eingereicht, was die Bereitsstellung einer Entwurfdatenbank nötig macht. Der Vorteil einer solchen Datenbank besteht darin, daß Vorlagen, die für ein aktuelles Projekt keine Verwendung finden, trotzdem für spätere, ähnlich gelagerte Vorhaben herangezogen werden können und man also auf bereits vorhandenes Material zugreifen kann, ohne alles komplett neu erstellen zu müssen.
Grundsätzlich hängt die Planung eines Projekts sehr stark vom jeweiligen Inhalt ab, der diese sogar weitestgehend vorgeben kann. Betrachtet man zum Beispiel den schon erwähnten Einsatz von Spezialisten, so steht fest, daß die wenigsten von ihnen während der gesamten Dauer des Projekts anwesend sind; ihre Mitwirkung wird im Rahmen eines Zeitplans im wesentlichen durch den Projektablauf bestimmt. Aufgabe des Planungsstabs ist es zudem, ein einheitliches und klares Ziel zu definieren; wie ist der Stand der Dinge, wo wollen wir hin? Außerdem sollte das Projektmanagement eine Optimierung der vorhandenen Ressourcen anstreben und eventuell vorhandene Mängelsituationen im Vorfeld kalkulieren und kompensieren. Daß sich aus der Berechnung und Abschätzung sämtlicher projektrelevanter Faktoren, die sowohl aktiv als auch passiv auf Planung und Projekt Einfluß nehmen, auch Risiken und mögliche Fehlkalkulationen ergeben, dürfte einleuchten, und so stellt sich die Frage nach Risikominimierung und der Verantwortung. Diese führt zur Person des Projektmanagers, der als Exekutive und Direktive die letzte Instanz bei der Entscheidung aller wesentlichen Fragen darstellt. Er arbeitet mit den jeweiligen Fachleuten eng zusammen, die ihrerseits einzelne Teilbereiche des Projekts steuern und kontrollieren. Von diesen erhält der Projektmanager auch alle wesentlichen Informationen über den Verlauf des Projekts, die es ihm ermöglichen, Entscheidungen von größter Tragweite zu treffen und sofortige Änderungen im Projektplan zu veranlassen, wenn die gegebenen Umstände dies erfordern. Er trägt die gesamte Verantwortung für das Projekt und sollte aus diesem Grund hochqualifiziert sein; Erfahrungen mit ähnlich gearteten Projekten, die er in der Vergangenheit betrteute oder an denen er anderweitig mitwirkte, kommen im hierbei sehr zugute.
 

Content Management Systeme für die Projektplanung

Welche Vorteile ergeben sich durch die Anwendung eines Content Management Systems bei der Projektplanung?
Ein Content Management System enthält eine Datenbank, was grundsätzlich den Zugriff auf zu beliebigem Zeitpunkt vor oder während der Durchführung eines Projekts benötigte Daten erleichtert. Zudem wird eine höhere Datensicherheit gewährleistet, da der Zugriff auf vergleichsweise einfachem Wege reglementiert werden kann - Firmenspionage wird dadurch zwar nicht unmöglich, aber erschwert. Die systematische Arbeit wird wesentlich vereinfacht, da eine integrierte (standardisierte) Benutzeroberfläche ein effizientes Arbeiten sowie einen optimalen Informationsaustausch bietet; so können einzelne Fachkräfte auch ohne umfangreiches Hintergrundwissen über die technischen Gegebenheiten eines derartigen Systems rasch und ohne erheblichen Umstände auf benötigtes Datenmaterial zugreifen.
 
 

Workflow

Was ist Workflow?

Workflow-Systeme sind Anwendungssysteme, die Eigenschaften von (Informations-) Logistik-Systemen aufweisen und zur Bearbeitung von Geschäftsprozessen dienen. Ziel ist es dabei, diese Geschäftsprozesse zu optimieren. Betrachtet man verschiedene, aneinander gebundene und voneinander abhängige Teilbereiche eines Arbeitsprozesses, so möchte man sicherstellen, daß sämtliche "Teilstränge" optimal ablaufen; der Zeitaufwand für die einzelnen Tasks soll minimiert, die Effizienz maximiert werden. Innerhalb einer Arbeitsgemeinschaft, die mit der Erfüllung bestimmter Aufgaben (zum Beispiel die Durchführung eines Projekts) betraut ist, gewährleistet die Ablauforganisation (workflow organization) eine optimale Auslastung der Arbeitskräfte und Betriebsmittel; insbesondere werden Arbeitsvorgänge, die zeitlich und räumlich hintereinander- oder parallel ablaufen, geordnet.
 

Wie baut man ein Workflow-System?

Wie gerade erwähnt, ist workflow organization die rationale Ordnung eines Arbeitsablaufs; die wesentlichen Aspekte hierbei sind Arbeitsinhalt, Arbeitszeit, Arbeitsraum und Arbeitszuordnung. Bei der Gestaltung des Inhalts sind vor allem die Bestimmung des Arbeitsobjekts (was ist zu tun?) und die Festlegung der einzelnen Teilaufgaben im Wege der Arbeitsanalyse von Bedeutung. Die Arbeitszeit wird nach folgenden Gesichtspunkten aufgeteilt: in welcher Reihenfolge müssen die verschiedenen Aufgaben verrichtet werden? Welche Aufgabe braucht wieviel Zeit? Zudem müssen die (möglichst exakten) Anfangs- und Endzeitpunkte für die Teilaufgaben festgelegt werden und diese Zeitpunkte aufeinander abgestimmt werden. Die Ordnung des Arbeitsraumes berücksichtigt die Anordnung der einzelnen Arbeitsplätze, an denen die verschiedenen Teilaufgaben erledigt werden sollen, ihre räumliche Trennung etc. in Hinblick auf größtmögliche Effizienz. In der Arbeitszuordung wird schließlich entschieden, welche Fachkraft welche Teilaufgabe übernehmen soll bzw. welche Arbeitsgruppe sich mit welchen Aufgaben innerhalb des Arbeitsplans befasst.
 
- Yunchao Li